Comment configurer un système de point de vente : le guide simple

Si votre magasin traite les paiements en personne ou si vous envisagez d'ouvrir un magasin physique, vous devez savoir comment configurer un système de point de vente.

Votre système de point de vente (POS) vous permet d'accéder à tous les outils et ressources dont vous avez besoin pour gérer les transactions, les commandes et les stocks.

Selon la solution POS que vous choisissez (et la structure de votre entreprise), la mise en route peut être aussi simple que de télécharger une application sur une tablette ou un smartphone. Cependant, même les solutions les plus simples nécessitent un peu de configuration.

Voici un bref résumé des étapes de configuration du point de vente que vous devrez suivre :

• Choisissez un système de point de vente
• Évalue vos besoins en matériel
• Comparez l'installation professionnelle et en libre-service
• Configurer votre logiciel
• Mettre en place des systèmes de gestion des stocks
• Importez des données sur vos clients
• Créer des comptes employés (avec autorisations sécurisées)
• Formez votre personnel et offrez-lui un soutien continu.

Guide étape par étape pour l'installation et la configuration du POS

Le processus d'installation et de configuration de votre système de point de vente varie en fonction du logiciel, du matériel et des exigences commerciales que vous avez choisis. Vous devrez déterminer les appareils dont vous avez besoin, le nombre d'employés avec lesquels vous travaillerez et les types de paiement que vous accepterez.

Cependant, dans tous les cas, il y a quelques étapes essentielles à suivre :

Étape 1 : Choisir votre système de point de vente

Avant de pouvoir configurer votre système de point de vente, vous devez décider avec quel fournisseur de point de vente vous allez travailler. Cela signifie trouver le logiciel et le matériel de point de vente les mieux adaptés à votre entreprise. Il existe de nombreuses options. Nous avons passé en revue certaines des meilleures options ici pour vous aider.

Dans la plupart des cas, choisir la bonne solution signifie se concentrer sur la facilité d'utilisation, un prix abordable et la recherche des fonctionnalités spécifiques qui soutiennent votre entreprise. Voici quelques-unes des fonctionnalités qui peuvent être nécessaires en fonction de votre secteur d'activité ou de votre niche :

• Prix de vente: Dans le monde de la vente au détail, votre solution de point de vente (POS) aura besoin d'une gestion des stocks, pour suivre les informations d'inventaire en temps réel, et de la prise en charge de plusieurs options de paiement (portefeuilles mobiles, Google et Apple Pay, PayPal, cartes de crédit, etc.). Vous aurez peut-être également besoin de fonctionnalités de vente omnicanales pour vendre en ligne et hors ligne, et d'outils de gestion de la relation client (CRM).
• Restaurant: Outre les fonctionnalités d'un point de vente au détail, un point de vente pour restaurant aura également besoin de fonctionnalités spécialisées pour la cartographie des tables et la planification des salles, la gestion des menus et la gestion des stocks au niveau des ingrédients. Vous aurez peut-être également besoin d'options de paiement avancées, pour accepter les pourboires, diviser les chèques et attribuer les ventes à des membres spécifiques du personnel.
• L'Hospitalité: Les entreprises hôtelières comme les hôtels auront besoin de toutes les fonctionnalités d'un point de vente au détail, ainsi que d'outils d'organisation d'événements et d'outils de réservation pour les chambres. Il est également utile de trouver un système de point de vente qui vous permet de recueillir les commentaires des clients au moyen d'enquêtes.
• Les fournisseurs de services: Selon le service que vous proposez, vous aurez besoin de toutes les fonctionnalités d'un point de vente au détail, ainsi que d'outils de réservation en ligne, d'outils de gestion et de planification de rendez-vous et de solutions d'envoi de factures aux clients.

Étape 2 : Répondez à vos besoins en matériel

Comme mentionné ci-dessus, certaines solutions logicielles POS permettent aux entreprises de traiter les paiements avec rien de plus qu'une tablette ou un smartphone.

Cependant, de nombreux propriétaires d’entreprise auront également besoin de matériel supplémentaire, tel qu’un lecteur de carte dédié, caisse enregistreuse ou caisse enregistreuse de point de vente au détail.

Si vous investissez dans systèmes de point de vente pour restaurants, vous devrez peut-être également prendre en compte d'autres composants matériels, tels que les écrans de cuisine et les outils de traitement des paiements à table.

Réfléchissez bien aux éléments matériels nécessaires au fonctionnement de votre entreprise. Les options vont des outils d'impression de reçus aux options de tiroir-caisse, en passant par les scanners de codes-barres Bluetooth et les routeurs Wi-Fi.

Au niveau de base, vous devez disposer au moins d'un appareil à écran tactile qui vous permet d'accéder à votre logiciel de point de vente et de l'utiliser dans n'importe quel environnement. Il est également utile de vous assurer que vous connaissez le système d'exploitation utilisé par votre logiciel, par exemple iOS ou Android.

Assurez-vous que le matériel que vous utilisez s’intègre parfaitement au reste de votre technologie, comme les smartphones, les écrans et les outils réseau.

Un autre point à prendre en compte est de savoir si vous souhaitez acheter, louer ou prendre en crédit-bail votre matériel. Si vous avez un budget limité, la location ou le crédit-bail de matériel peut vous faire économiser plus d'argent à court terme, mais cela peut être plus coûteux à long terme.

Si vous souhaitez posséder votre propre système de point de vente, mais que vous devez maintenir les coûts initiaux à un niveau bas, vous pouvez envisager de travailler avec un fournisseur de point de vente qui propose des « paiements échelonnés ».

Par exemple, Carré propose des plans de paiement de 12 et 24 mois pour une grande partie de son matériel. Toast propose également un accès gratuit au matériel, en échange de taux de traitement des paiements plus élevés.

Étape 3 : Choisissez entre une installation par vous-même ou par un professionnel

Dans certains cas, vous n'aurez pas le choix entre une configuration POS DIY et une installation professionnelle. Certains systèmes plus complexes, comme Revel POS, nécessitent une configuration professionnelle. Cependant, des options plus simples peuvent être faciles à mettre en œuvre par vous-même.

Installation bricolage

Si vous avez une boutique simple et que vous n'avez pas besoin d'installer beaucoup d'appareils, une installation DIY peut être la bonne option. Par exemple, vous pouvez configurer un Square POS avec une tablette et un lecteur de cartes en quelques minutes.

La plupart des fournisseurs de points de vente proposent également des ressources d'auto-assistance sur leurs sites Web que vous pouvez utiliser pour vous guider tout au long du processus de configuration ou une assistance technique par téléphone.

Gardez simplement à l’esprit qu’une configuration DIY signifie que vous avez plus de chances de faire une erreur avec votre configuration, et il y a toujours un risque que vous manquiez l’activation de fonctionnalités clés.

Installation professionnelle

Si vous disposez d'un système de point de vente plus complexe, si vous gérez plusieurs magasins avec des catalogues de produits plus volumineux ou si vos opérations de vente au détail sont plus compliquées, une installation professionnelle est la meilleure solution.

De nombreux fournisseurs de premier plan, comme Revel, peuvent vous proposer une assistance pour la migration des données de votre boutique, la configuration du matériel et le téléchargement des produits.

Ils peuvent également vous aider à former votre équipe, à intégrer des solutions avec d'autres applications et à configurer votre technologie en fonction de vos besoins spécifiques. L'avantage est que vous gagnez du temps sur votre installation et que vous pouvez être sûr d'avoir une configuration optimale. Cependant, l'installation professionnelle peut être coûteuse.

Étape 4 : Configuration de votre logiciel et de votre matériel réseau

Quelle que soit la stratégie de configuration choisie, vous devrez configurer votre logiciel. Il s'agit généralement d'un processus simple, qui consiste à saisir des informations commerciales de base dans un outil, telles que le nom de votre entreprise, les informations de traitement de votre carte de crédit et vos informations bancaires.

Si votre entreprise est plus grande et plus complexe, vous pouvez envoyer ces informations à votre fournisseur de PDV pour qu'il les configure pour vous. De nombreux fournisseurs de PDV disposent d'une équipe de réussite client qui peut aider la plupart des entreprises à télécharger des références, des informations sur les produits et bien plus encore.

Si vous disposez d'un système plus simple, vous pouvez généralement ajouter les informations vous-même via le tableau de bord de votre point de vente sur un iPad ou un ordinateur. Lors de la configuration de votre logiciel, vous devrez relier votre système aux composants matériels et aligner votre réseau.

La plupart des entreprises disposent de terminaux, d'imprimantes de reçus, de lecteurs de cartes et de routeurs qui doivent être connectés via Internet. Vous pouvez généralement configurer votre réseau via des connexions Wi-Fi, Bluetooth ou USB. Cependant, certains systèmes complexes nécessitent des routeurs, des câbles Ethernet et des commutateurs réseau.

Étape 5 : Configurez votre système de gestion des stocks

L'étape suivante pour déterminer comment configurer un système de point de vente consiste à configurer votre technologie de gestion des stocks. Les outils de gestion des stocks sont un élément essentiel de toute solution de point de vente pour les propriétaires de petites et grandes entreprises.

Vous devriez être en mesure de suivre l'inventaire en temps réel et de gérer votre inventaire et vos opérations commerciales à la fois pour votre boutique de commerce électronique et emplacement physique.

Vous devez d'abord importer toutes les informations dont vous disposez sur les produits (stocks) que votre entreprise de vente au détail vend dans votre logiciel de point de vente. Selon la manière dont vous avez suivi vos produits avant de mettre en œuvre votre point de vente, cela peut impliquer le téléchargement de données de feuille de calcul Excel ou l'importation d'informations à partir d'outils existants, comme votre plateforme de commerce électronique.

Si vous optez pour une installation professionnelle, la plupart des fournisseurs aideront les détaillants à mettre en œuvre leur liste de stock, vous pouvez donc demander une aide supplémentaire ici.

Cependant, si vous êtes propriétaire d'un restaurant, votre fournisseur peut mapper vos produits sur votre système de point de vente, mais vous devrez vous assurer d'aligner votre stratégie de gestion de menu sur les besoins de votre entreprise.

Une fois vos données d'inventaire téléchargées, vous devrez ajouter des informations supplémentaires pour chaque article. Les détaillants devront saisir des détails sur les tailles et les variantes des articles, tandis que les entreprises du secteur de l'alimentation et des boissons devront suivre les ingrédients de chaque produit à un niveau précis. À ce stade, vous pouvez :

• Définissez les niveaux de stock en fonction de la quantité de produit dont vous disposez
• Catégoriser chaque article par type de produit (avec des informations saisonnières si nécessaire)
• Ajoutez des descriptions à chaque produit pour identifier et localiser les articles
• Ajoutez les noms des fournisseurs, les codes-barres et les informations SKU

Après avoir saisi toutes vos données, assurez-vous que toutes les fonctionnalités « d’automatisation » dont vous avez besoin sont configurées, afin que votre système puisse suivre votre inventaire en temps réel.

Étape 6 : Importation des données client

Maintenant que toutes les informations sur vos produits sont en place, il est temps d'importer les données clients. Si votre entreprise dispose déjà d'une base de données clients, vous devrez l'importer dans votre système de point de vente. De nombreuses solutions prennent en charge l'importation de fichiers Excel ou CSV standard.

Assurez-vous de mettre à jour chaque profil avec autant de données que possible, depuis l'adresse physique et l'adresse e-mail d'un client jusqu'à son numéro de téléphone, sa profession, son âge et son historique d'achat.

Il est également intéressant de rechercher des options permettant de segmenter vos clients en différents groupes en fonction de leurs préférences et d'autres facteurs. Certains systèmes de point de vente peuvent même vous aider à retrouver vos clients VIP.

En utilisant vos segments, certains systèmes de point de vente vous permettront d'utiliser des outils marketing intégrés ou des intégrations pour créer des programmes de fidélité, des campagnes de marketing par e-mail et des promotions sur les réseaux sociaux. Vous pouvez :

• Envoyer des reçus personnalisés par e-mail aux clients : La plupart des systèmes de point de vente permettent aux détaillants de personnaliser les reçus par courrier électronique et les messages de commande avec des coupons et des informations promotionnelles.
• Distribuer des enquêtes automatisées : Vous pouvez envoyer des e-mails ou des SMS lorsqu'un client effectue un achat, avec une enquête posant des questions sur son expérience.
• Créer des programmes de fidélité : la plupart des solutions POS permettent aux utilisateurs de configurer des programmes de fidélité basés sur des points et des récompenses, afin d'augmenter les conversions et la rétention.

Étape 7 : Créer des comptes d’employés et définir des autorisations

Si, comme la plupart des entreprises, vous disposez d'une équipe de collaborateurs qui doivent accéder à votre solution de point de vente et l'utiliser, vous devrez leur attribuer des comptes. Une fois que vous avez configuré votre catalogue de produits et vos comptes clients, plongez dans les outils de gestion des employés de votre système de point de vente.

La plupart des systèmes de point de vente modernes vous permettent d'attribuer des rôles spécifiques à chaque employé lors de l'intégration de nouveaux employés dans le système. Différents niveaux d'autorisation sur le bon point de vente vous permettront de contrôler qui peut traiter les transactions, accéder aux données et gérer les retours.

Dans un restaurant, vous aurez peut-être besoin de rôles et de niveaux d'autorisation plus spécifiques pour le personnel comme les barmans, les serveurs et les gérants. Assurez-vous que chaque membre du personnel dispose de son propre code PIN ou identifiant, afin de pouvoir suivre les ventes de chaque employé et générer des rapports de performance.

N’oubliez pas que les comptes utilisateurs individuels sont également essentiels pour les entreprises qui ont différents employés utilisant la même caisse ou le même terminal à des moments précis.

Selon la solution POS que vous choisissez, vous pourrez également accéder à des modules complémentaires pour la planification, le suivi du temps et la paie. Il existe même des outils qui vous permettent de générer automatiquement des rapports de paie.

Étape 8 : Formez et soutenez votre équipe

Enfin, vous devez vous assurer que votre équipe peut utiliser efficacement votre solution de point de vente. Même si vous optez pour un logiciel de point de vente simple ou des systèmes de point de vente de base pour les propriétaires de petites entreprises, il est toujours possible que les membres de votre équipe aient besoin d'une formation.

Ils devront savoir comment configurer et gérer les profils des clients, naviguer dans le processus de paiement et utiliser votre application de point de vente pour suivre l'inventaire. Ils peuvent également avoir besoin d'un aperçu de la manière d'envoyer des informations à votre logiciel de comptabilité et de gérer différents modes de paiement.

La plupart des fournisseurs de solutions POS proposent un accès à des ressources d'auto-assistance sur leurs sites Web. Des tutoriels, des guides et des vidéos peuvent vous aider dans tous les domaines, de la configuration du matériel POS à la formation de vos équipes.

Certains des meilleurs fournisseurs de systèmes de point de vente offriront également une assistance pratique supplémentaire.

Ils peuvent être en mesure d'organiser des sessions d'intégration pour vos nouveaux employés, de vous fournir des manuels et des documents que vous pouvez distribuer et d'offrir un support technique continu. En fonction des besoins de votre entreprise, il est utile d'évaluer le niveau d'assistance offert par votre système de point de vente avant de vous engager dans une solution spécifique.

Configuration de votre système de point de vente

Apprendre à configurer un système de point de vente peut sembler intimidant, en particulier pour les débutants. Vous devez vous assurer de choisir le bon outil pour votre restaurant ou votre magasin de détail, de créer les bons comptes utilisateurs et de configurer toutes vos données.

Cependant, de nombreux fournisseurs peuvent également vous proposer un accès à une assistance supplémentaire si vous en avez besoin.

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